5/5酒店财务报销管理制度

第一条

单据的处理

1、

所有申请报销的支出经过完整的验收、审核、批准手续，方可报销。经手人、领导批准、财务审核原则上未能有同一人重复的状况。不准自审、自批自己开支的费用，一律报上一级核批（如，副总经理的支出报总经理核批，总经理的支出由董事长或执行董事核批）。

2、

所有开支一律须经关于领导审批、指派的财务人员复核后方能付款。

3、

所有申请报销的支出必需附有准确及有效的票据来证明支出，依据必需是正本，并加盖对方发票章，复印件将不受理。发票、信用卡支付存根联、收据或其他证明资料文件必需粘在报销凭证后。如是报销采购物品的，在有保修单、说明书的状况下，也应附上。

4、

各人自行支付、报销自己发生的费用。多人参如的活动（如用餐、乘坐出租车等），应由其中职级最高者报销。

5、

对职工或员工实行现金周报制度。上周发生的所有现金报销费用，应于本周内一次性填写“现金报销报告”办理报销手续，一般不允许跨月报销。报支差旅费者，必需在出差回来后两星期内，到财务部办理报销手续。财务部实行每周两次报销单据，时间分别为每星期二上午、星期四上午，除此以外的时间一般不受理报销申请。对外（指外单位及外部人士）付款不受报销时间限制。

6、

报销申请人首先将所有发票整理分类。定额小尺寸发票（如车票、餐饮发票）应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上，并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额。购物发票应有手续完整的验收单、发票、保修单（保修单是附上，而不是粘上）；车票、机票上应注明起讫地点、时间；所有接待、应酬费用必需每次结账，不行以月结的形式报销。在填写《现金报销单》时要包括：姓名、部门、用途、金额、附件张数等，经部门经理审核后，送财务部审核员办理报销手续。

7、

审核员核对金额是否准确、是否符合公司规定的开支标准、各类审批手续是否适当、单据粘贴是否规范等等。如有疑问，或发觉不应报销的项目，应及时向申请人落实及说明。审核员审核无误，经财务经理审批后，按审批权限规定，呈送总经理/副总经理审批。未经财务部审核员、财务经理签署的报销单据，不得送总经理或副总经理审批。审核员一般应在三天内办妥审批的手续，并交由出纳员付款。

8、

出纳员应及时通知报销申请人领款，付款时收款人应在收款栏签名及填写日期。付款之后出纳员应在发票、《现金报销单》盖上“现金付讫”章。

第二条

本地差旅费

1、报销市内车（船）费时，应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起止地点及费用。

2、严格监控市内的的士费报销。市内办事搭乘的士，应取得总经理/副总经理/部门经理的批准，方可报销。对弄虚作假者，一经查出，将从严处理。如没有总经理或副总经理批准，凡搭乘“的士”的费用一律不予报销。

3、现金报销实行周报制度，即上周发生的所有现金报销费用，应于本周规定的时间内办好报销手续。差旅费填于《现金报销单》，

经审核签批后于每周规定的报销时间交财务部报销。一般不允许跨月报销。

4、出差并当天来回的视同市内出差办理，未能当天来回的作为异地出差。

第三条

外地差旅费

1、出差审批

1)

所有业务到外地出差，必需由职工或员工本人填写《外地出差申请表》经部门经理审核后，由总经理或副总经理批准，方可出差外地。

2)

《外地出差申请表》一式二联：行政联及财务联。在出差前2天，必需把手续完备的申请表行政联交行政部考勤及订票等使用，而保留财务联直到报销为止。

2、出差补贴/费用报销标准（包括住宿、、伙食等）规定：

住宿费标准、伙食补贴标准：1)

工具：机场至市区来回乘大巴，市区可以乘坐出租车。

2)

长途旅行一般乘坐火车或汽车，夜间乘车每夜补贴25元。

3)

补贴天数的计算方法：以机票/车票时间为准，动身当天，在12点之前动身的算1天，12点之后动身的算半天；返程到达当天，不计算补贴天数。

4)

出差人员趁出差方便，经上级主管批准就近回家探亲、办事，其间的费自理，并且该期间不享受出差补贴。

5)

除以上规定外，出差人员不享受任何其他出差补贴。

3、

差旅预支费用

1)

对需预支费用的，需填写《借款申请单》，列明关于事项，由上级领导（部门经理或以上）审核，总经理及财务经理批准。批准时必需评估所需的费用与出差期及目的是否合理。

2)

每一次预支金额不高于人民币5,000元。

3)

所有借款须在1个月内必需报销及结清，以《现金报销单》送达财务部为准。确有特殊状况要延期，必需在到期前到财务部说明状况，方可延期。职工或员工报账时不退还《借款申请单》，由财务部开给申请人收款收据。

4)

申请借款时，须附审批手续完整的《外地出差申请表》复印件办理。

5)

财务部必需及时记录所有预支费用，确保没有久未退还的预支费用。

6)

在旅途中尚未使用的预支费用应在报销时交还财务部，禁止把费用保留或转至其他职工或员工。

7)

预支费用退还财务不应用委托他人传递的方式，若费用遗失，所有后果自负。

4、

工具

1)

选择最经济的工具是公司所需求的。

2)

限制乘坐飞机、火车软卧。普通职工或员工需要乘坐飞机、火车软卧，应事先经总经理或副总经理特殊批准。

3)

经理及以上人员出差可乘坐飞机、火车软卧。4)

机票/车票/船票的订购必需向指派的代理订取。

5)

不使用的机票/车票必需退回代理公司领回退款，不应保留作将来之用。5、住宿支配

1)

酒店订房尽可能向指派的代理订房或使用有优惠协议的酒店。

2)

住宿费在限额内据实报销。

3)

多人出差至同一地点，应尽量支配至少两人住同一房间。不同级别的职工或员工合住房间时，适用其中较高级别职工或员工的住宿标准。

4)

到外地参加会议、培训等活动，统一支配住宿的，住宿费可以据实报销。

5)

不论是否合住房间，均应按人分别付款，分别开具住宿发票。

第四条

差旅支出报销及结算

1)

报支差旅费者必需在出差回来后两星期内到财务部办理报销手续。

2)

报支外地差旅费者必需附相应的《外地出差申请表》的财务联及《出差工作报告》，详列每天行程及出差期间工作内容。

3)

财务部应确保《现金报销单》上的预支费用金额与《外地出差申请表》上所预支费用相符，否则不受理差旅费财务报销手续。

4)

差旅支出报销若不按公司的报销程序将均不受理，此状况包括，例如：

a)

没有填写《现金报销单》或《出差工作报告》。

b)

《现金报销单》的资料文件资料不准确或没有完全地填写。

c)

没有附上正本发票、信用卡支付存根联或其他关于证明资料文件。

d)

没有总经理或副总经理的批准。

e)

没有一次性将本次的所有开支报销完毕。

第五条

与其他部门沟通协调

1)

财务部应通知两个月或以上尚未退还预支费用的职工或员工，尚欠余额将会在下期工资内扣除。

2)

对于离职/解聘的职工或员工，人力资源部/行政部必需确保《离职手续表》中所有手续（其中包括办理偿还借支手续）已经履行才发出《职工或员工保证金、工资领取通知书》，离职/解职的职工或员工才能到财务部领取保证金及应领工资。

第六条

特殊状况

若有特殊状况而未能履行以上条文，必需有总经理/副总经理的批准。